İtiraz & Şikayet
İtiraz/Şikayetlerin Alınması
İtirazlar, başvuru sahibi, adaylar veya belgelendirilmiş kişiler tarafından yapılabilir. Şikayetler ise başvuru sahibi, adaylar ve belgelendirilmiş kişilerin yanı sıra; işverenler, hizmet alanlar veya ilgili diğer kesimler tarafından yapılabilir.
İtiraza konu olabilecek durumlar şunlardır: Başvuru şartlarına uygunluk, sınav soruları ve uygulaması, sınavın değerlendirilmesi, belgelendirme kararları, gözetim ve yeniden belgelendirme işlemleri, belge iptali, askıya alınması, kapsamının genişletilmesi veya daraltılması işlemleri.
Şikayete konu olabilecek durumlar ise şunlardır: Firma personelinin, belgelendirme politikasına uygun olmayan davranışları, tüm gizlilik ve güvenlik ihlalleri, belgelendirilmiş kişinin belgelendirme sözleşmesine uygun olmayan işlem ve davranışları, belgelendirme süreçleri ile ilgili diğer faaliyetler.
Renk Belgelendirme ile ilişki içerisinde olan herkes, itiraz ve şikayette bulunma hakkına sahiptir. Renk Belgelendirme yalnızca kendi sorumluluğunda bulunan faaliyetlerin itiraz ve şikayetlerini kabul eder. İtiraz ve şikayetler, şirket yerleşkesine şahsen başvuruyla yapılabileceği gibi, Web sitesi üzerinden de “İtiraz/Şikayet/Öneri Formu” ile yapılabilir.
İtiraz, şikayet ve öneri talepleriniz için lütfen aşağıdaki "İtiraz/Şikayet/Öneri Başvurusu Yap" butonuna tıklayınız.
İtiraz/Şikayet/Öneri Başvurusu Yapİtiraz/Şikayetlerin Değerlendirilmesi ve Karara Bağlanması
Renk Belgelendirme'nin tarafsızlığını etkilemeyecek şekilde tüm itiraz ve şikayetler değerlendirilir ve karara bağlanır.
Şikayetin kuruluş tarafından kabul edilebilmesi için aşağıdaki süreler içerisinde yapılması gerekmektedir.
- Şirket personeline yönelik şikayet; şikayete konu olan faaliyet tarihinden itibaren en geç 15 gün içerisinde,
- Şirketi olanaklarına (sınav salonu, sınav sahası, sınav materyali vb.) yönelik şikayetler; şikayete konu olan faaliyet tarihinden itibaren en geç 15 gün içerisinde,
- Belgelendirilmiş personele ilişkin şikayet her zaman,
- Diğer şikayetler ise şikayete konu olan faaliyet tarihinden itibaren en geç 15 gün içerisinde yapılmalıdır.
İtirazların, ise kuruluş tarafından değerlendirilebilmesi için aşağıdaki süreçler içerisinde yapılması gerekmektedir.
- Sınav uygulaması ve sorulara ilişkin itirazlar; sınav tarihinden itibaren en geç 15 gün içerisinde,
- Sınav sonucu ve belgelendirme kararına ilişkin itirazlar; sınav sonuçlarının web sayfasında yayınlanmasından itibaren en geç 1 ay içerisinde,
- Diğer itirazlarda; itiraz faaliyetinden itibaren en geç 15 gün içerisinde yapılmalıdır.
- Sınav sırasında yapılan itirazlara; itirazın bildirildiği kişi tarafından tarafsızlığı engelleyecek bir durum oluşmamasına dikkat edilerek mümkünse hemen değerlendirmeye alınır. Mümkün olmayan durumlarda ise adayın itiraz hakkının saklı olduğu kendisine bildirilir. Web sitemizde “Başvuru Sahibinin Hakları” bölümünde bu husus kamuya duyurulmuştur.
Belirtilen süreler içerisinde şirkete ulaşan her itiraz/şikayet için, kalite yönetim temsilcisi tarafından kayıt numarası verilerek, gerekli faaliyet süreci başlatılır. Ve itiraz/şikayet sahibine, en geç 3 iş günü içerisinde itiraz/şikayetin kayda alındığına dair bilgilendirme “İtiraz/Şikayet/Öneri Formunda” tanımlanan iletişim bilgilerinden telefon, faks veya mail yolu ile yapılır. Renk Belgelendirme, itiraz/şikayetin geçerliliğini tespit etmek için gerekli tüm bilgilerin toplanmasından, doğrulanmasından ve bu bilgilerin gizliliğinden sorumludur. İtiraz/Şikayetin değerlendirilmesi sonucu (yapılan faaliyet/sonuç kaydı) “İtiraz/Şikayet/Öneri Formu” ile şikayet sahibine, kabul tarihinden itibaren en geç 1 ay içerisinde bildirilerek, öngörülen çözüm uygulanır ve itiraz/şikayet kaydı kapatılır.
Öngörülen çözüm, itiraz/şikayet sahibi tarafından beğenilmez, tatminkar bulunmazsa veya Renk Belgelendirme tarafından çözümlenemeyecek bir durum söz konusu ise, konu İtiraz ve Şikayet komitesine iletilir. İtiraz ve Şikayet Komitesi toplanarak, itiraz ve şikayetlerin adil ve tarafsız bir yaklaşımla değerlendirilmesini sağlar, yapılan değerlendirme neticesinde itiraz ve şikayetlerin geçerli ve haklı olup olmadığı ile ilgili görüşünü üst yönetime bildirir. Komitenin öneri ve tavsiyeleri doğrultusunda son kararı, Renk Belgelendirme verir. Değerlendirme sonucunu en geç 15 gün içerisinde itiraz/şikayet sahibine yazılı olarak bildirilir. İtiraz/Şikayet sahibinin talebi olumlu bulunursa, ilgili kişi veya kişilerin haklarını koruyacak düzenlemeler yapılır, gerekli durumlarda düzeltici ve önleyici faaliyet başlatılır.
Renk Belgelendirme vereceği tüm kararlardan sorumludur ve tüm kararlara yasal itiraz yolu açıktır.